Kunden svarer ikke på tilbudet: slik følger du opp uten å mase

Du var på befaring. Du brukte kvelden på å regne og skrive. Tilbudet gikk ut på mandag. Nå er det fredag, og ingenting har skjedd.

De fleste håndverkere kjenner den følelsen. Mange gjør ingenting, fordi de ikke vil virke masete. Men stillhet betyr sjelden nei. Ofte betyr det bare at kunden ikke har bestemt seg ennå, eller har glemt det.

Her er en enkel måte å følge opp på.

Hvorfor kunden ikke svarer

Før du skriver, hjelper det å tenke på hva som kan ligge bak. Noen vanlige grunner:

• Kunden venter på andre tilbud for å sammenligne.
• Kunden er usikker på noe i tilbudet, men spør ikke.
• Prisen var høyere enn ventet, og kunden vet ikke hvordan det skal sies.
• Kunden må snakke med noen andre i husstanden først.
• Det har rett og slett gått i glemmeboka.

Felles for de fleste er at en vennlig påminnelse hjelper. Den gir kunden en grunn til å ta stilling.

Når bør du følge opp?

Det finnes ingen fasit. Men et par tommelfingerregler fungerer godt:

• Første oppfølging etter noen dager. Mange følger opp etter tre til fem arbeidsdager. Da har kunden hatt tid til å lese, men har ikke glemt befaringen.
• Andre oppfølging etter en uke til. Hvis du fortsatt ikke har hørt noe.
• Deretter: avslutt. To oppfølginger er som regel nok. Etter det kan du gjerne si at du lukker saken.

Har du skrevet en svarfrist i tilbudet, er det naturlig å følge opp noen dager før den går ut.

Hva skal du skrive?

Hold det kort. Ikke send hele tilbudet på nytt med en lang tekst. Målet er å gjøre det lett for kunden å svare.

Første oppfølging

Spør om kunden har fått tilbudet, og om noe er uklart. For eksempel:

«Hei! Jeg sendte deg tilbud på badet mandag. Har du fått sett på det? Si fra hvis noe er uklart, så forklarer jeg gjerne.»

Det er alt. Ingen press, bare en åpning.

Andre oppfølging

Nå kan du være litt mer konkret. Gi kunden en enkel måte å svare på, også hvis svaret er nei:

«Hei igjen! Jeg vil bare høre om du fortsatt vurderer badet. Hvis tidspunktet ikke passer, eller du har valgt en annen, er det helt i orden. Et kort svar hjelper meg å planlegge.»

Mange kunder synes det er ubehagelig å si nei. Når du sier at nei er greit, blir det lettere å svare.

Hvis du vil lukke saken

Hører du fortsatt ingenting, kan du avslutte høflig:

«Hei! Jeg har ikke hørt noe, så jeg regner med at du har gått videre. Ta gjerne kontakt hvis du vil se på det senere. Lykke til med prosjektet.»

Det er overraskende ofte at denne meldingen gir svar. Den lukker døra på en vennlig måte, og kunden får sjansen til å si «vent, jeg vil fortsatt».

Ring eller skriv?

Begge deler fungerer. Det kommer an på kunden og deg.

• SMS er raskt og lett å svare på. Mange privatkunder foretrekker det.
• E-post er greit hvis tilbudet ble sendt på e-post, og du vil ha alt samlet.
• Telefon gir deg mest informasjon. Du hører fort om kunden er usikker på prisen eller bare har hatt det travelt.

En god blanding er å sende en kort melding først, og ringe ved andre oppfølging hvis jobben er stor.

Bruk oppfølgingen til å lære

Når kunden svarer, uansett hva, spør gjerne hvorfor. Særlig når svaret er nei:

«Takk for svar. Er det greit om jeg spør hva som avgjorde? Det hjelper meg å bli bedre.»

Ikke alle svarer. Men de som gjør det, gir deg verdifull informasjon. Var prisen for høy? Var tilbudet vanskelig å forstå? Kom det for sent? Over tid ser du et mønster, og du kan justere tilbudene dine.

Gjør det lettere å si ja

Mye av oppfølgingen kan du gjøre lettere allerede i selve tilbudet:

• Skriv en tydelig svarfrist. For eksempel «Tilbudet gjelder i 30 dager.» Da har både du og kunden en dato å forholde dere til.
• Skriv hva neste steg er. «Svar ja på denne e-posten, så setter vi opp oppstart.» Jo enklere det er, jo flere svarer.
• Send tilbudet raskt. Et tilbud som kommer dagen etter befaringen, treffer kunden mens prosjektet er ferskt.
• Gjør det lett å lese. Et ryddig tilbud med tydelig pris og hva som er med, gir færre spørsmål og raskere svar.

Trenger du et utgangspunkt, kan du bruke den gratis tilbudsmalen vår. Den har felt for svarfrist og betalingsplan. Vi lager også Northlisting, der kunden kan godta tilbudet på mobilen, men malen fungerer helt fint alene.

Hold oversikt

Med flere tilbud ute samtidig er det lett å miste tråden. Et enkelt system holder:

• En liste med kunde, dato tilbudet ble sendt, og dato for neste oppfølging.
• En påminnelse i kalenderen på telefonen.
• Et notat om hva kunden sa, hvis dere har snakket sammen.

Det viktigste er at du faktisk følger opp. Mange oppdrag går tapt fordi ingen spurte en gang til.

Kort oversikt

• Stillhet betyr sjelden nei. Det betyr ofte at kunden ikke har bestemt seg.
• Følg opp etter noen dager, og igjen etter en uke.
• Hold meldingene korte og vennlige.
• Si at nei er et greit svar. Da blir det lettere å svare.
• Avslutt høflig hvis du ikke hører noe.
• Spør hvorfor når du får nei, og bruk det til å bli bedre.